提高線上開會效率 會前準備掌握6個重點

提高線上開會效率 會前準備掌握6個重點

主持線上會議需注意與會者的反應，確定大家熟悉會議規則，也要避免跑題等等。 (STEPHANE DE SAKUTIN/AFP/Getty Images)

【大紀元2020年05月05日訊】（大紀元記者李敏楠綜合報導）疫情期間在家工作時間變多，但公司事務仍需討論，怎麼辦？網絡視頻會議即刻成了公司繼續運營必不可少的利器，無論公司規模大小都能派上用場。

家居環境放鬆愜意，網絡溝通畢竟不同於面對面交流，會議組織者如何使參與者們像在公司辦公時一樣投入？參與者又如何能集中注意力，配合好使會議達到預期效果，助公司在疫情困難時期有效運作？讓我們一起看看提高網絡會議效率和效果的貼士吧。

如果您是一名負責召集網絡會議的組織者，那麼需要考慮的事項和注意的細節比普通的會議要略多一些。在組織視頻會議前，問問自己以下幾個問題可幫助您理清思路。

在家開線上會議，若能事先做好準備，可以節省時間，提高會議效率。（Fotolia）

1. 視頻會議有必要召開嗎？

當前整體經濟受疫情衝擊下滑，公司在壓力下運營，需要更谨慎地平衡好資金投入和產出的關係。如果事情通過郵件或電話即可以解決，切莫採用相比要費時費力的網絡視頻會議。

2. 發出議程和會議規則了嗎？

和以往的面对面開會一樣，網絡視頻會議的議程也需要提前發出，以便參加者可以提前閱讀，做好功課。

不同目的的會議，開會的規則也有差異，因此至少在會議的前幾天就應該把相關規則發給受邀參加會議的人。如會議是討論方案的，需提前考慮整理出評定方案的關鍵要素和評分標準。

3. 是否有人需要幫助？

不是每個人都曾經參加過網絡視頻會議，尤其是年長的人。在會議前，需要問問電腦上是否已安裝相應軟件，是否需要資訊人員透過遠程幫忙？如果對方視頻有問題，一時無法解決，要提供電話撥入參加會議的方式。電話撥入雖不如視頻影像能看到對方的效果好，但至少可保證網絡會議正常進行。

只要考慮到此類細節，就不用擔心會議前臨時出情況，不僅手忙腳亂，還會耽誤會議按時開始。

4. 會議中要注意什麼？

如果會議包括平時不太熟悉的同事，或公司以外人員，會議主持人安排簡短的自我介紹能有效幫助大家互相熟悉，融洽會議氛圍。

自我介紹後，建議主持人說明會議規則，詢問大家是否都清楚，是否建議大家都把手機調到靜音等等。如果參加網絡會議的人反應不熱烈的，不妨可以點名問一問，確保大家都在聽，都理解會議將怎麼開。會議開場處理好了，對下面會議的順利進行非常有幫助。

會議期間，與會者各抒己見時容易跑題，所以主持人要心中有數，引導討論扣題；如與會者相對沈默，要用啟發和問問題的方式鼓勵發言。注意，要避免發言只侷限在某幾個人的情況，只要鼓勵所有與會者參與，積極溝通，會議也才能達到預期目的。

切莫忘記，如果會議較長的話，最好安排5-10分鐘休息時間。冗長的會議容易讓大家覺得疲勞，效果也會打折扣。

主持線上會議需注意與會者的反應，確定大家熟悉會議規則，也要避免跑題等等。（Fotolia）

下面幾點是在家參加網絡視頻會議一般需要注意的事項，和是否是會議組織者無關。

5. 開視頻選好位置和著裝

不在一個會議室開會已經很挑戰，開啟視頻不僅有助大家溝通，還有助於保持大家的注意力。想一想開啟攝像頭後，別人除了看到你之外，還能看到什麼，如果背景過於花花綠綠是否會影響別人的注意力？隔音效果是否可以，隔壁孩子玩耍的聲音是否會影響到會議？座椅是否夠舒適？尤其是對1小時以上的會議。

在家衣著可以很隨便，但開視頻會議就要注意，至少上半身的穿著要得體。

6. 開會了！專心聽講

會議期間，建議只開視頻會議的工具，暫時把郵箱和網絡即時信息的軟件關閉，免得郵件和消息進來時分散你的注意力。

此外，受邀參加會議的人員需要提前閱讀會議議程和規則，如有問題紀錄下來，提前發郵件給組織者，或在會議中適當時機提出。會議前，還要準備好紙筆，這樣需要記筆記的可拿來就用，因為這時用電腦紀錄不一定方便。

責任編輯：茉莉