發了封有錯字的 email 怎麼辦？8 大 Gmail 實用功能，一次學會！

發了封有錯字的 email 怎麼辦？8 大 Gmail 實用功能，一次學會！

Gmail 是許多工作者熟悉的信箱服務，然而在使用上常常會遇到一些小麻煩，例如：信件還沒完成就不小心按到送出、同樣內容寄給不同收信人要不斷複製貼上、想知道對方是否已經開信等等。其實這些問題都有 Gmail 的內建功能或是擴充工具可來解決，現在就來看看 Gmail 精選 8 個隱藏功能吧！

1. 撤回信件

在編寫草稿時，是否曾遇過信件沒寫好或是有錯字沒更改，結果不小心按到送出的窘境呢

？Gmail 有內建延遲發送的選項，點選主畫面右上角的齒輪按鍵，點進去之後選擇「設定」的選項，在「一般設定」的頁面當中即可看到「取消傳送」的功能，勾選起來後即完成設定。之後若要撤回信件，在 Gmail 通知信件傳送成功的同時點選「復原」，信件就會移至草稿內不會寄出。不過要切記，一定要在設定的秒數內撤回，否則信件還是會寄出喔！

2. 罐頭訊息

有些固定文字與段落是每一封信都會出現的，例如問候語或感謝辭；不想每一遍都自己打的話，就需要設定罐頭訊息了！點進 Gmail 的「設定」，到名為「研究室」的頁面尋找「罐頭回應」選項，並設為啟用。

3. 追蹤信件是否已開啟

寄信之後對方遲遲沒有回覆，但又不確定對方是否已讀，這時候你需要小工具幫忙！想知道信件送出之後是否有被開啟，可使用這個叫做 Hubspot 的工具追蹤，而且對方不會知道你在追蹤是否已讀！


4. 暫停收件

如果一看到瀏覽器頁面上 Gmail 新郵件的數字增加就有想要打開的衝動，建議可以在需要專心工作時使用 Boomerang for Gmail 這個擴充功能。反覆查閱信件其實很浪費時間，若能固定時間統一處理 Gmail，也能提升工作效率。

使用擴充功能，設定一段時間讓 Gmail 暫停收取新信件，需要收信時再開啟即可。安裝擴充功能的好處是，在翻找、查閱信箱裡面的資訊時，不會有新郵件造成干擾。


5. 特定時間寄信

寫好信件之後需在特定時間寄出，上面提到的 Boomerang for Gmail 也能協助完成！事先設定信件發送的時間，一個月最多可以免費排定 10 封信，或者也可以使用付費版享有無數量上限的信件排程。

6. 授權功能

如果本身很忙、或者是有團對合作需要，Gmail 有個功能可以授權其他人處理 Gmail 信件。到設定當中尋找「帳號匯入」頁面，選取「授權以下使用者存取我的帳號」，新增其他帳號並輸入 email，完成認證後就能讓對方讀取、刪除、寄送 email。


7. 離線處理

有時候 email 裡面會有各種資訊，如行程、文件、聯絡方式等等，有需要時會直接搜尋；但為避免緊要關頭網路不穩無法打開 Gmail，你可以先下載 Gmail 離線版，就可以在離線狀態下閱讀、搜尋、歸檔郵件。

8. 休假自動回覆

如果在休假期間不想或不方便收信，那一定要開啟「休假回覆」功能。在設定當中的「一般設定」頁面即可找到「休假回覆」，可自訂內容。讓這段時間來信的人知道何時會回到工作岡位並且回信。

這裡簡單介紹幾個 Gmail 隱藏功能，當然還有更多隱藏功能等待挖掘，善用這些功能，讓信件管理的效率大大提升吧！

（本文出自數位時代，參考資料 / Bommerang、HOW WOW、Hubspot、電腦玩物）

出自《經理人》