6大心法，愈忙愈有效率

6大心法，愈忙愈有效率

忙，忙，忙，除了工作還是工作。

下午1點半，靖荃錯過了用餐時間，獨自坐在座位上繼續忙碌。下午2點，他要跟老闆開會，現在為了準備資料，已經快要焦頭爛額。3點半，另外有個跨部門會議等著他，5點則是跟廠商約好了見面，討論下個季度的合作案，而在辦公桌的一角，還有幾份等他批閱的企劃案。那幾份企劃案，已經靜靜躺在那兒一星期了。

自從接下主管一職後，靖荃馬上被排山倒海而來的工作量嚇到。他沒想到，從專業工作者晉升到管理職，竟然會冒出那麼多工作來，他的時間永遠不夠用。

這時候，幾位部屬剛用完午餐，有說有笑地走進辦公室，看著他們愉快的神情，靖荃心裡陡然浮現一個問題：「為什麼我忙得要死，他們看起來卻好像沒事做？」

多數新手主管都會面臨靖荃這樣的困境，他們自動延長工時，努力壓榨自己，筋疲力盡之餘，甚至開始懷疑：「我是不是不適合當主管？」

事實上，升任主管，絕不只是頭銜的轉換而已，更重要的是工作本質的轉變。「管理」這件事開始出現在新手主管的工作中：向下要管理部屬，向外要管理部門間連繫與合作，甚至還要向上管理上司。不過，每個人的時間都有限，因此，在做好這些工作前，他們首先要學習的是時間管理。

經常處於兵荒馬亂狀態的新手主管，只要遵循以下的方法，一定可以做好時間管理，井然有序地規畫自己的工作。

方法1：拒絕屬下的依賴性請示，別讓屬下的問題變成你的問題

曾因「時間管理」（Time Management）一文創下《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）單篇下載次數最高紀錄的威廉．昂肯（William Oncken）在文中明白指出，多數主管從未察覺，「自己大部份時間都花在處理部屬的問題。」

許多主管成天被淹沒在屬下的請示、詢問、要求中，簡直無法脫身。當部屬提出問題時，沒有經驗的主管往往會一口答應幫忙，殊不知，這樣一來，部屬的問題就變成主管的問題，主管只會愈來愈忙。

昂肯建議，不要讓部屬「分配」工作給你，而是要讓他明白，「問題是你帶進來的，還是應該由你帶出去，你可以向我求助，但我不會單獨採取行動，而是由你和我一起解決。」

一位中小企業的經理就有過切身經驗。曾經有位元廠務人員拿了流程改善措施來請他裁示，他因過於忙碌，沒時間過目。禁不起廠務人員一再催促後，他終於忍不住回答：「我可能永遠不會有時間看，你自己分析一下，提出一個方案吧。」隔天，廠務就自己把問題解決了。

不過，《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People）的作者史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提醒，主管千萬不要獨裁地「把問題丟回去」，而是要和部屬持續溝通，建立部屬自行解決問題的能力，有效地進行授權。否則，部屬一樣會不斷回來找主管，佔用主管時間。

方法2：列出工作清單（To-DoList）

詳列工作清單是管理時間時一定要做的，它會提醒你完成該完成的重要工作，而不是遇到什麼事，就做什麼事。

首先，你必須將所有該做的事情條列出來，依照重要性與急迫性來排定優先順序，然後盡量將心力投注在重要事情上。

為了更有組織一點，你可以先以週為單位，擬定每週計劃表，然後細部條列每日工作清單。有個好建議是，選定星期五下午或星期一早上，花10分鐘，安排一週的工作計劃。不過，千萬記得，不要將自己的時間填滿，一定要留下休息及因應突發狀況的緩衝時間。

如果一項工作過於繁重，你可以將它切割，分成一個個的小任務。如果還是過於沉重，就再進行切割。理想上，一項任務的完成時間最好不要超過兩小時，因為研究顯示，一般人全神貫注於某件事90～120分鐘後，精神就很難繼續集中了。

此外，將工作進行切割可以讓你一次把一件事做完，工作起來更快速、更有成就感。還有一個小訣竅是，從比較困難的任務先著手，這會讓剩下的工作愈來愈簡單，心情就會愈來愈愉快。

方法3：將理想時間留給自己，拒絕外界干擾

從現在開始，用心注意你一整天的工作狀態，連續幾天後，找出你一天內精神最集中、工作效率最高的時間，然後將這段理想時間保留給自己，拿來處理最困難、最棘手的工作。

讓你的部屬知道你的理想時間，在這段時間內不接電話，不見訪客，不容許部屬的幹擾。

要新手經理人堅持保留理想時間有時很難，他們往往不好意思拒絕同事或部屬。不過，當你明白時間被打斷會造成什麼後果時，就有勇氣向他人說「不」了。

美國管理顧問公司巴瑟克斯（Basex）的首席分析師史比拉（Jonathan Spira）就明白指出，被打斷30秒看起來好像微不足道，但事後你卻得花費更長的時間才能重新集中精神回到工作上。「我們的研究顯示，大約是被打斷時間的10～20倍，」史比拉表示。

方法4：立即處理，不要拖延

隨著你的職責範圍愈來愈大，你要處理的文件，閱讀的資訊會愈來愈多，為了不讓這些文件堆積如山，你必須做好資訊管理的工作，重點就是：立即處理。

首先，在收到檔或電子郵件時，先花幾秒鐘看一下文件的標題及內容，判斷該份文件的重要性與急迫性，然後採取以下4個步驟當中的一個：

1.立即回覆

2.歸類、建檔

3.分派下去

4.扔掉或刪掉它

記住，每份檔或郵件一定都有去處，最怕的就是擱置，擱置也是浪費時間的元兇之一。

舉例來說，可以立即回覆的信件你卻沒有馬上處理，等過幾天後你要回信時，一定要花時間再看一次原信。「再來一次」會浪費掉你很多時間。

除了檔外，新手主管會拖延的另一種情況就是，因為害怕而不想去面對的工作。

由於新手主管要處理許多他以前不曾碰過的事情，例如打考績、在會議上簡報、主動和其他部門連繫等，基於恐懼的心理，經常是能拖就拖，等到最後不得不面對時，事情已迫在眉睫，反而要在時間更緊迫的情況下處理，壓力更大。

《新經理人管理技巧》的作者莫瑞‧史岱納（Morey Stettner）建議，新手主管不要放大這些不愉快的任務，而是採取開闊的觀點：「在我一週50小時的工作時間裡，這只要花30分鐘就可以了。」或是「我很幸運，這原本可能更糟呢。」換個心態思考事情，你會發現很有幫助。

方法5：保持工作場所的整潔

雜亂的桌面與工作環境是時間殺手，但很多主管常忽略這一點，放任自己每天陷入混亂中。

如果你的桌上堆滿書籍、備忘錄、文件、過期刊物，那麼，時間就會在你埋頭尋找某項資料時溜走了。而且，試想一下，如果你的老闆及部屬經常看到你東翻西找的找東西，有時還找不到，他們會怎麼看你？因此，把東西收好，放在容易找到的地方。

方法6：隨手記筆記

養成記筆記的好習慣，隨身攜帶筆記本，將你想到要做的事情、突如其來的構想、老闆的指示、部屬的問題，隨手記錄下來。

如此一來，你就不必日夜想著這件事，解除強迫自己記憶的壓力，也省下事後回想的時間。而且，你也不需要為了怕自己記錯，再花一次時間跟他人確認。

認真說起來，時間管理並不複雜，你也不必非得成為全方位的時間管理達人，有時候，只要做對一件事，或養成一個好習慣，就能大幅提高工作效率。許多成功的領導人面對繁重的工作還能一派從容，關鍵就是時間管理。因此，初任管理職的新手主管，如果有心向上學習，切記一定要紮穩時間管理的馬步。